يحتاج المهندس في المنطقة الصناعية إلى قطع غيار بديلة. يريد فريق التسويق في منطقة الأعمال مواد ترويجية. يحتاج طاقم الصيانة في المنشأة إلى مستلزمات. كل يوم، عبر كل قسم، تتدفق طلبات المواد عبر مؤسستك مطالبة بالاهتمام والإجراء.
في العديد من الشركات السعودية، تتضمن هذه العملية نماذج ورقية تضيع، وسلاسل بريد إلكتروني تصبح معقدة، ومكالمات هاتفية تقطع العمل، وإحباط يتراكم. تصل العناصر متأخرة أو لا تصل على الإطلاق. تنفجر الميزانيات دون تحذير. لا أحد يعرف ما هو معلق أو أين تقف الطلبات في عملية الموافقة.
هناك طريقة أفضل. تجلب سير عمل طلبات المواد في ERPNext النظام لعمليات الطلب، مما يضمن تدفق الطلبات بسلاسة من تحديد الحاجة إلى التنفيذ.
ما هو طلب المواد؟
طلب المواد هو طلب داخلي رسمي للمواد أو المستلزمات أو عناصر المخزون. يعمل كنقطة انطلاق للمشتريات، مبتدئاً عملية تبدأ عندما يحدد القسم الطالب حاجة وتنتهي عندما تصل البضائع لتلبية تلك الحاجة.
يتضمن سير العمل خطوات متعددة تحول الحاجة إلى توصيل. يحدد القسم الطالب شيئاً يحتاجه. يتحقق سير عمل الموافقة من الطلب مقابل السياسات والميزانيات. تحول المشتريات الطلبات المعتمدة إلى أوامر شراء. تصل البضائع وتلبي الطلب الأصلي.
عند القيام بذلك بشكل جيد، تتحكم هذه العملية في الإنفاق، وتضمن الموافقات المناسبة، وتوفر للناس ما يحتاجونه بكفاءة. عند القيام بها بشكل سيء، تصبح مصدراً للتأخيرات والإحباط والإنفاق غير المصرح به.
المشاكل الشائعة
بدون أنظمة مناسبة، تخلق طلبات المواد صداعاً في جميع أنحاء المؤسسة. الطلبات المفقودة تعاني منها المؤسسات حيث تختفي النماذج الورقية في أكوام المكاتب وتُدفن رسائل البريد الإلكتروني تحت حجم الرسائل اليومي. تبقى الاحتياجات العاجلة راكدة بينما يبحث الناس عن المستندات أو يعيدون إنشاء الطلبات المفقودة.
تؤثر فجوات الرؤية على جميع المعنيين. لا يعرف الطالبون حالة طلبهم دون إجراء مكالمات استفسار. لا يستطيع الموافقون رؤية العناصر المعلقة التي تتطلب اهتمامهم. تعمل المشتريات دون رؤية واضحة للطلب القادم.
فوضى الموافقة تقوض السيطرة. من يحتاج الموافقة على ماذا يبقى غير واضح. لا تُنفذ حدود الإنفاق باستمرار. لا يُتحقق من توفر الميزانية قبل إجراء الالتزامات.
الطلب المكرر يهدر المال. بدون رؤية موحدة، تُطلب نفس العناصر عدة مرات من قبل أشخاص مختلفين غير مدركين لطلبات بعضهم البعض.
فجوات المساءلة تعقد حل المشاكل. عندما تسوء الأمور، لا أحد يعرف أين فشلت العملية لأن التوثيق غير مكتمل أو متناثر.
سير عمل طلب المواد في ERPNext
يجلب ERPNext البنية والرؤية لطلب المواد، مستبدلاً الفوضى اليدوية بمعالجة منهجية.
يتيح إنشاء الطلب لأي شخص لديه إذن بدء طلبات المواد. يختار المستخدمون العناصر من الكتالوج مع أوصاف ومواصفات كاملة. يحددون الكميات المطلوبة وتواريخ التسليم المطلوبة. يختارون نوع الطلب بناءً على ما إذا كان يجب شراء العناصر أو نقلها أو تصنيعها. توضح الملاحظات والمبررات الحاجة. ترفق المستندات الداعمة لتوفير سياق إضافي.
يلتقط الطلب كل ما هو مطلوب لقرارات موافقة مدروسة.
يفرض سير عمل الموافقة السياسات من خلال قواعد قابلة للتكوين تتطابق مع متطلبات مؤسستك. قد توافق القواعد القائمة على المبلغ تلقائياً على الطلبات تحت عتبة معينة، وتوجه المبالغ المعتدلة إلى مديري الأقسام، وتصعد الطلبات الأكبر إلى مديري العمليات، وتتطلب موافقة المدير العام للنفقات الكبيرة.
يمكن للقواعد القائمة على القسم تطبيق سلاسل موافقة مختلفة لفرق مختلفة، وإنشاء موافقات خاصة بالمشاريع، وتحديد مسارات موافقة طارئة للحالات العاجلة.
قد تتطلب قواعد فئة العنصر موافقات إضافية للعناصر الرأسمالية مع السماح للمستلزمات القياسية باتباع مسارات أقصر.
يوفر تتبع الحالة رؤية لكل صاحب مصلحة. يعرف الطالبون أن طلبهم معلق مع موافق محدد. يرى الموافقون قائمة الموافقات المعلقة الخاصة بهم. تعرف المشتريات أي الطلبات المعتمدة تحتاج إجراء. لدى الإدارة نظرة عامة على جميع طلبات المواد عبر المؤسسة.
لا مزيد من مكالمات "أين طلبي؟".
يحدث التحويل إلى شراء بسلاسة عند الموافقة على الطلبات. تُنشأ أوامر الشراء مباشرة من طلبات المواد دون إعادة إدخال المعلومات. تحافظ الروابط على الاتصال من الطلب إلى الأمر. يُظهر تتبع التنفيذ الجزئي ما تم استلامه مقابل ما تم طلبه. يحدث إغلاق الطلب عند وصول العناصر وتلبية الحاجة الأصلية.
تتيح رؤية التنفيذ للطالبين رؤية تقدم عناصرهم عبر العملية من تقديم الطلب إلى الموافقة المعلقة، والحالة المعتمدة، وإنشاء أمر الشراء، واستلام البضائع، والتنفيذ النهائي.
أنواع الطلبات في ERPNext
تتطلب المواقف المختلفة أنواع طلبات مختلفة، لكل منها مسارات معالجة مناسبة.
تعالج طلبات الشراء العناصر التي يجب شراؤها خارجياً. تتدفق إلى المشتريات لاختيار الموردين والطلب.
تعالج طلبات نقل المواد العناصر المتاحة في مستودع آخر. تبدأ نقل المخزون الداخلي بدلاً من تحفيز الشراء الخارجي.
تعالج طلبات صرف المواد العناصر المطلوبة من المخزون دون تتبع الشراء - المواد الاستهلاكية والمستلزمات التي تُستهلك ببساطة من المخزون الحالي.
تعالج طلبات التصنيع العناصر التي يجب إنتاجها داخلياً. تتدفق إلى تخطيط الإنتاج للجدولة والتنفيذ.
فوائد التكامل
تتصل طلبات المواد في جميع أنحاء ERPNext، مما يتيح عمليات التحقق والأتمتة التي لا يمكن للعمليات اليدوية توفيرها.
يتحقق تكامل مراقبة الميزانية من توفر الميزانية قبل الموافقة، مما يمنع الإنفاق فوق الميزانية قبل حدوثه بدلاً من اكتشاف المشاكل بعد إجراء الالتزامات.
يكشف تكامل التحقق من المخزون ما إذا كانت العناصر المطلوبة متوفرة بالفعل في المخزون في مكان آخر، مقترحاً النقل بدلاً من الشراء عند وجود المخزون.
يساعد تكامل معلومات الموردين المشتريات بإظهار الموردين المفضلين والتسعير التاريخي وأوقات التسليم عند تحويل الطلبات إلى أوامر شراء.
يتتبع تكامل تتبع التكاليف تكاليف المواد حسب المشروع أو القسم أو مركز التكلفة من الطلب إلى الدفع، مما يتيح تخصيص التكاليف وتحليلها بدقة.
سياق الأعمال السعودي
تستفيد الشركات السعودية من سير عمل المواد المنظم الذي يعالج خصائص الأعمال المحلية.
تنشأ تحديات التوزيع الجغرافي عندما تمتد العمليات عبر مواقع متعددة عبر المدينة والمنطقة. تمنع الرؤية المركزية الارتباك وتضمن حصول الطلبات على الاهتمام المناسب بغض النظر عن مكان نشأتها.
تحترم توقعات التسلسل الهرمي للموافقة في ثقافة الأعمال السعودية سلاسل الترخيص المناسبة. يفرضها ERPNext بشكل منهجي، مما يضمن مراجعة الأطراف المناسبة والموافقة على الإنفاق.
تنشأ متطلبات التوثيق عندما يطرح المدققون أو الإدارة أسئلة. يوفر تاريخ الطلب الكامل إجابات، موضحاً من طلب ماذا، ومن وافق عليه، وكيف تم تنفيذ الطلب.
تتحسن كفاءة المشتريات عندما تُوحد احتياجات المواد. تتيح الرؤية الموحدة لاحتياجات المواد تفاوضاً أفضل مع الموردين لأنه يمكن تجميع الحجم عبر الطلبات.
نهج التنفيذ
للشركات السعودية التي تنفذ سير عمل طلبات المواد، يضمن النهج المنظم النجاح.
يوفر رسم العملية الحالية فهماً لكيفية تدفق الطلبات اليوم، محدداً نقاط الألم وفرص التحسين.
يوثق تحديد قواعد الموافقة من يجب أن يوافق على ماذا بناءً على المبلغ والنوع والقسم - مترجماً السياسة التنظيمية إلى تكوين النظام.
يُعد تكوين سير العمل سير عمل موافقة ERPNext المطابقة للمتطلبات الموثقة.
يضمن تدريب المستخدمين أن الجميع من الطالبين إلى الموافقين يفهمون العملية الجديدة وكيفية استخدام النظام بفعالية.
تجمع المراقبة والتحسين بعد التشغيل الملاحظات وتعدل سير العمل بناءً على الخبرة الفعلية.
النتائج
ترى الشركات التي تنفذ سير عمل طلب المواد المناسب تنفيذاً أسرع للطلبات لأن المعالجة المنهجية تزيل التأخيرات من الأوراق المفقودة والملكية غير الواضحة. ينتج تحكم أفضل في الإنفاق من الموافقات المفروضة وفحوصات الميزانية. يتبع تقليل الطلبات المكررة من الرؤية الموحدة للطلبات المعلقة. تظهر مساءلة واضحة من سلاسل الموافقة الموثقة وتاريخ المعالجة. تصبح الميزانية المحسنة ممكنة لأن بيانات الطلب تُعلم التخطيط. ينتج عملاء داخليون أكثر سعادة لأن الناس يحصلون على ما يحتاجونه عندما يحتاجونه.
سواء كنت تدير عمليات في منطقة أعمال المملكة العربية السعودية، أو منشآت صناعية في المناطق النائية، أو مشاريع في جميع أنحاء المملكة، تجلب سير عمل طلبات المواد في ERPNext النظام لعملية الطلب.
توقف عن ملاحقة الأوراق. ابدأ بإدارة المواد بشكل منهجي مع سير عمل يضمن تدفق الطلبات بسلاسة من تحديد الحاجة إلى التنفيذ.